نحوه دریافت ایران کد

نحوه دریافت ایران کد یکی از موضوعات مهم برای شرکت هایی است که کالا تولید یا تامین می کنند و قصد دارند اطلاعات محصولات خود را در ساختارهای رسمی زنجیره تامین ثبت کنند. ایران کد در گذشته به عنوان نظام ملی طبقه بندی و کدگذاری کالا و خدمات ایران شناخته گردید. هدف اصلی، ایجاد زبان مشترک برای شناسایی و طبقه بندی کالاها و خدمات بود. در ساختار ایران کد، برای کالا اطلاعاتی مانند نام محصول، مشخصات فنی، تامین کننده و اطلاعات طبقه بندی ثبت می گردد. منابع مرتبط، کد ملی کالا را به صورت یک شناسه 16 رقمی معرفی کرد

برای شرکت های فعال در حوزه نفت، گاز و پتروشیمی، موضوع فقط دریافت یک شماره نیست. اطلاعات کالا باید با مشخصات واقعی محصول هماهنگ باشد. شرکت باید نام کالا، مشخصات فنی، برند، مدل، کشور سازنده و اطلاعات تامین کننده را با دقت بررسی کند. همچنین باید میان ایران کد، شناسه کالا، کد تعرفه و کدهای فنی تفاوت قائل گردد. شناخت همین تفاوت ها بسیاری از خطاهای رایج را در زمان ثبت اطلاعات کاهش می دهد.

ایران کد چیست و چه کاربردی دارد؟

ایران کد یا نظام ملی طبقه بندی و کدگذاری کالا و خدمات، برای ایجاد یک ساختار یکپارچه در شناسایی کالاها و خدمات شکل گرفت. نظام اطلاعات پایه کالا را در قالب یک ساختار طبقه بندی قرار می دهد. اطلاعات فنی و تجاری محصول نیز در کنار کد قرار می گیرد. در منابع مرتبط با ایران کد، کاتالوگ الکترونیکی کالا نیز یکی از بخش های مهم نظام معرفی گردید.

در گذشته، شرکت ها برای معرفی محصولات خود از ایران کد استفاده می کردند. هدف، ایجاد یک زبان مشترک میان تولیدکننده، تامین کننده، خریدار و بخش های مختلف زنجیره تامین بود. برای نمونه، یک شرکت تولید کننده تجهیزات صنعتی می توانست مشخصات محصول خود را در ساختار طبقه بندی کالا قرار دهد.

اهمیت موضوع برای شرکت های صنعتی بیشتر است. یک تامین کننده نفتی ممکن است ده ها یا صدها محصول مختلف داشته باشد. اگر اطلاعات محصولات با نام های متفاوت و بدون ساختار ثبت گردند، جستجو و بررسی کالا دشوار می گردد. کدگذاری استاندارد به تفکیک محصولات و مدیریت اطلاعات کمک می کند.

نکته مهم برای متقاضیان، تفاوت میان اصطلاح قدیمی ایران کد و ساختار فعلی شناسه کالا است. مقررات مرتبط با شناسه کالا، ثبت اطلاعات شناسنامه کالا را در سامانه جامع تجارت نیز پیش بینی کرده اند. بنابراین شرکت باید ابتدا مشخص کند کارفرما، سامانه یا فرآیند تجاری مورد نظر دقیقا چه شناسه ای درخواست می کند.

 

تفاوت ایران کد و شناسه کالا

یکی از رایج ترین ابهام ها، استفاده از واژه ایران کد به جای شناسه کالا است. دو اصطلاح در بسیاری از جستجوهای اینترنتی کنار هم دیده می گردند، اما مفهوم و کاربرد آنها همیشه یکسان نیست.

ایران کد سابقه یک نظام ملی برای طبقه بندی و کدگذاری کالا و خدمات دارد. در ساختار قدیمی، کد ملی کالا به شکل 16 رقمی معرفی گردید و اطلاعات محصول در کاتالوگ الکترونیکی قرار گرفت.

در مقابل، شناسه کالا در چارچوب مقررات شناسه و رهگیری کالا و سامانه جامع تجارت مطرح گردید. آیین نامه اجرایی مربوط به ماده 13 قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز، امکان ثبت اطلاعات شناسنامه کالا و دریافت شناسه کالا را در سامانه جامع تجارت پیش بینی می کند.

بنابراین اگر کارفرما از شرکت درخواست «ایران کد» کند، نباید بدون بررسی، شناسه دیگری را به عنوان ایران کد ارائه کرد. ابتدا باید مشخص گردد منظور کارفرما کد ملی کالا، شناسه کالا، GTIN یا کد دیگری است.

تفاوت های مهم شناسه ها

• ایران کد یک نظام ملی برای طبقه بندی و کدگذاری کالا و خدمات ایران بود که اطلاعات کالا را در یک ساختار مشخص قرار می داد.
• شناسه کالا یک شناسه یکتا برای شناسایی کالا در فرآیندهای تجاری و سامانه های مرتبط با تجارت کشور است.
• GTIN یک شناسه بین المللی کالا است و در برخی فرآیندهای شناسایی محصول کاربرد دارد.
• HS Code برای طبقه بندی کالا در تجارت و امور گمرکی کاربرد دارد و با ایران کد تفاوت دارد.
• کد فنی یا Part Number معمولا توسط تولیدکننده برای شناسایی مدل یا مشخصه محصول تعریف می گردد.
• کد تامین کننده نیز با شناسه خود کالا تفاوت دارد و برای شناسایی شرکت یا عرضه کننده کاربرد پیدا می کند.

برای شرکت های متقاضی ورود به زنجیره تامین نفت، تفاوت ذکر گریده، اهمیت بیشتری دارد. ممکن است یک فرم، شماره فنی کالا را بخواهد و فرم دیگر شناسه کالا را درخواست کند. وارد کردن یک کد در محل کد دیگر می تواند فرآیند بررسی اطلاعات را با مشکل روبه رو کند.

شرایط دریافت ایران کد برای شرکت ها

قبل از شروع فرآیند، شرکت باید اطلاعات هویتی و اطلاعات کالا را آماده کند. متقاضی باید بداند چه محصولاتی را عرضه می کند و برای هر محصول چه مشخصات فنی دارد.

اگر شرکت چند محصول مختلف عرضه می کند، بهتر است فهرست کالاها را از قبل آماده کند. نام کالا باید با نام تجاری و فنی محصول هماهنگ باشد. مدل، برند، واحد اندازه گیری و مشخصات فنی نیز باید با کاتالوگ یا مستندات محصول تطابق داشته باشند.

در فعالیت های صنعتی، مشخصات محصول اهمیت زیادی دارد. برای مثال، یک شیر صنعتی فقط با عنوان «شیر» شناخته نمی گردد. نوع شیر، سایز، فشار کاری، جنس بدنه، نوع اتصال و سایر مشخصات فنی در شناسایی دقیق محصول نقش دارند.

اطلاعات پایه مورد نیاز

• شرکت باید اطلاعات هویتی و ثبتی خود را مطابق مدارک رسمی در اختیار داشته باشد.
• متقاضی باید فهرست کالاهای قابل عرضه شرکت را قبل از شروع ثبت اطلاعات آماده کند.
• برای هر محصول باید نام دقیق و مشخصات فنی قابل استناد تهیه گردد.
• اطلاعات برند، مدل، کشور سازنده و وضعیت تولید یا واردات باید با واقعیت محصول هماهنگ باشد.
• کاتالوگ، دیتاشیت یا اطلاعات فنی محصول باید برای بررسی مشخصات در دسترس قرار گیرد.
• شرکت باید کدهای فنی موجود برای محصولات را از واحد فنی یا تولید دریافت کند.

برای محصولات وارداتی، اطلاعات تولیدکننده و کشور سازنده اهمیت بیشتری پیدا می کند. برای محصولات تولید داخل نیز اطلاعات تولیدکننده و مشخصات فنی محصول باید دقیق باشند.

شرکت هایی که برای وندور نفت آماده می گردند، بهتر است اطلاعات کالاها را پیش از ورود به فرآیند ارزیابی تامین کننده سامان دهند. کار فوق زمان بررسی مدارک را کاهش می دهد و احتمال مغایرت اطلاعات را کمتر می کند.

مدارک لازم برای دریافت ایران کد

مدارک مورد نیاز به نوع فعالیت و سامانه مورد استفاده بستگی دارد. به همین دلیل، نمی توان یک فهرست ثابت برای تمام شرکت ها ارائه کرد. با وجود تفاوت فرآیندها، اطلاعات ثبتی شرکت و اطلاعات فنی کالا معمولا اهمیت بالایی دارند.

شرکت باید اطلاعات خود را از روی مدارک معتبر وارد کند. اختلاف میان نام شرکت در مدارک مختلف می تواند در فرآیند بررسی مشکل ایجاد کند. همین موضوع درباره نام محصول و مشخصات فنی نیز اهمیت دارد.

برای شرکت های صنعتی، آماده کردن یک پرونده اطلاعات محصول قبل از ثبت بسیار مفید است. چنین پرونده ای باید اطلاعات فنی، تجاری و شناسایی محصول را کنار هم قرار دهد.

مدارک و اطلاعات کاربردی

• شرکت باید اطلاعات ثبتی و هویتی خود را مطابق آخرین مدارک رسمی آماده کند.
• مسئول ثبت اطلاعات باید مشخصات کامل شرکت و اطلاعات تماس معتبر را در اختیار داشته باشد.
• برای هر کالا باید مشخصات فنی دقیق و قابل بررسی آماده گردد.
• کاتالوگ یا دیتاشیت محصول باید اطلاعات لازم برای شناسایی کالا را در اختیار کارشناس قرار دهد.
• برند و مدل محصول باید با اطلاعات درج گردیده روی اسناد فنی هماهنگ باشد.
• در صورت واردات، اطلاعات تولیدکننده و کشور سازنده باید به صورت دقیق آماده گردد.

سامان کاران(22074884- 021) در بررسی مدارک مورد نیاز شرکت ها برای پروژه هایی مانند ورود به وندور نفت می تواند ابتدا نوع فعالیت و هدف استفاده از کد را مشخص کند. این بررسی برای شرکت هایی که همزمان پرونده وندور، مدارک فنی و اطلاعات محصولات را آماده می کنند، اهمیت زیادی دارد.

مراحل دریافت ایران کد برای کالا

نحوه دریافت ایران کد زمانی ساده تر می گردد که متقاضی مراحل را به ترتیب انجام دهد. اولین کار، مشخص کردن نوع شناسه مورد نیاز است. شرکت نباید قبل از تعیین نوع کد، اطلاعات محصول را به صورت پراکنده در سامانه های مختلف ثبت کند.مرحله بعد به آماده سازی اطلاعات شرکت و محصول مربوط می گردد. در همین بخش باید نام کالا، مشخصات فنی، برند، مدل و سایر اطلاعات مورد نیاز بررسی گردند.

بعد از آماده سازی اطلاعات، متقاضی وارد مسیر ثبت اطلاعات می گردد. در ساختارهای مرتبط با شناسه کالا، ثبت اطلاعات شناسنامه کالا و دریافت شناسه در سامانه جامع تجارت مطرح است.پس از ثبت، اطلاعات باید بررسی گردند. اگر سامانه یا کارشناس خطایی در اطلاعات پیدا کند، متقاضی باید اطلاعات را اصلاح کند. پس از تکمیل فرآیند، شناسه مربوط به کالا در اختیار شرکت قرار می گیرد.

ترتیب انجام کار

• ابتدا شرکت باید مشخص کند کارفرما یا سامانه مورد نظر کدام نوع شناسه کالا را درخواست می کند.
• سپس مسئول پرونده باید اطلاعات ثبتی شرکت و مشخصات محصولات را جمع آوری کند.
• در گام بعد، متقاضی باید هر محصول را با مشخصات فنی صحیح در دسته مناسب قرار دهد.
• پس از تکمیل اطلاعات، مسئول ثبت باید داده ها را در مسیر سامانه مربوط وارد کند.
• در ادامه، شرکت باید اطلاعات ثبت گردیده را از نظر نام، مدل، برند و مشخصات فنی بررسی کند.
• در صورت وجود خطا، مسئول پرونده باید اطلاعات را اصلاح و فرآیند را دوباره بررسی کند.
• پس از تکمیل تاییدات لازم، شرکت باید شناسه یا کد مربوط را برای استفاده در فرآیند تجاری نگهداری کند.

برای یک شرکت تازه کار، بخش طبقه بندی کالا معمولا دشوارترین قسمت فرآیند است. انتخاب عنوان اشتباه می تواند اطلاعات محصول را در گروه نامناسب قرار دهد. بنابراین واحد فنی و واحد بازرگانی باید قبل از ثبت نهایی، اطلاعات را بررسی کنند.

سامان کاران(22074884-021) در  فرآیندی مانند ورود به وندور نفت  می تواند به شرکت کمک کند تا اطلاعات مربوط به کالا، مدارک و هدف استفاده از کد را از ابتدا تفکیک کند.  تفکیک فوق به ویژه برای شرکت هایی اهمیت دارد که چندین محصول فنی دارند.

ثبت اطلاعات کالا در سامانه

ثبت اطلاعات کالا فقط وارد کردن نام محصول نیست. هر کالا مجموعه ای از مشخصات دارد که برای شناسایی دقیق آن اهمیت دارند. اطلاعات باید با اسناد فنی محصول هماهنگ باشند.در بعضی ساختارهای ثبت اطلاعات، طبقه بندی محصول نیز اهمیت دارد. شرکت باید جایگاه کالا را در گروه مناسب پیدا کند. اگر محصول در دسته اشتباه قرار گیرد، احتمال بروز خطا در ادامه فرآیند افزایش پیدا می کند.

برای مثال، شرکت تامین کننده تجهیزات نفتی ممکن است چند مدل پمپ با ظرفیت های مختلف داشته باشد. ثبت همه مدل ها با یک عنوان عمومی می تواند تفاوت میان محصولات را از بین ببرد. بهتر است مشخصات هر کالا مطابق ساختار مورد نیاز سامانه ثبت گردد.

اطلاعات فنی باید از کاتالوگ معتبر استخراج گردند. وارد کردن اطلاعات حدسی، فرآیند بررسی را دشوار می کند. همچنین اطلاعاتی که در سامانه ثبت می گردند باید با اسناد ارائه گردیده به کارفرما هماهنگ باشند.در برخی راهنماهای مرتبط با شناسه کالا، اطلاعاتی مانند HS، ISIC و CPC نیز در ساختار طبقه بندی کالا مطرح گردبد. شرکت باید هنگام استفاده از چنین کدهایی، مفهوم هر کد را به صورت جداگانه بررسی کند.

برای شرکت های فعال در حوزه نفت، گاز و پتروشیمی، مشخصات فنی اهمیت ویژه ای دارد. بسیاری از کالاهای  صنعت، نام مشابه دارند اما از نظر متریال، سایز، فشار، استاندارد ساخت و کاربرد تفاوت دارند.به همین دلیل، واحد فنی شرکت باید کنار مسئول ثبت اطلاعات فعالیت کند. واحد بازرگانی نیز باید اطلاعات تجاری و تامین کننده را کنترل کند. همکاری میان دو واحد، خطاهای ثبت را کاهش می دهد.

خطاهای رایج هنگام دریافت ایران کد

بخش زیادی از مشکلات به دلیل اطلاعات ناقص ایجاد می گردند. بعضی شرکت ها قبل از جمع آوری اطلاعات فنی وارد فرآیند ثبت می گردند. چنین روشی باعث رفت و برگشت و اتلاف زمان می گردد.خطای دیگر، اشتباه گرفتن ایران کد با شناسه کالا است. همان طور که ذکر گردید،  اصطلاحات در همه فرآیندها معنای یکسان ندارند. شرکت باید دقیقا بداند درخواست کارفرما چه کدی را هدف قرار داده است.

اشتباه در نام کالا نیز اهمیت دارد. نام تجاری، نام فنی و نام عمومی محصول ممکن است تفاوت داشته باشند. ثبت نام نادرست می تواند پیدا کردن محصول را برای کارشناس یا خریدار دشوار کند.

اشتباهات قابل پیشگیری

• بسیاری از شرکت ها بدون بررسی نوع شناسه مورد نیاز، فرآیند ثبت را آغاز می کنند.
• برخی متقاضیان مشخصات فنی محصول را از منابع قدیمی وارد می کنند و با اطلاعات فعلی تطبیق نمی دهند.
• بعضی شرکت ها چند محصول متفاوت را با یک عنوان عمومی ثبت می کنند.
• گروهی از متقاضیان اطلاعات برند و مدل را با اطلاعات کاتالوگ تطبیق نمی دهند.
• برخی شرکت ها کد فنی محصول را با شناسه کالا اشتباه می گیرند.
• بعضی پرونده ها به دلیل اختلاف اطلاعات شرکت در اسناد مختلف با مشکل روبه رو می گردند.

راهکار ساده، ایجاد یک جدول کنترل اطلاعات است. شرکت می تواند برای هر کالا یک ردیف ایجاد کند. نام کالا، مدل، برند، مشخصات فنی، کد فنی و شناسه مورد نیاز در ستون های جداگانه قرار می گیرند.قبل از ثبت نهایی، مسئول فنی و مسئول بازرگانی باید جدول را بررسی کنند.  اقدام ساده فوق می تواند تعداد زیادی از خطاهای اطلاعاتی را کاهش دهد.

ایران کد در فرآیند وندور نفت

ارتباط ایران کد با وندور نفت به نوع سامانه، کارفرما و فرآیند ارزیابی تامین کننده بستگی دارد. شرکت نباید تصور کند دریافت ایران کد به تنهایی به معنای نحوه ثبت نام وندور نفت در یا تایید صلاحیت تامین کننده است.ثبت وندور یک فرآیند گسترده تر است. شرکت باید اطلاعات حقوقی، مالی، فنی، سوابق کاری، توانمندی تامین و مدارک مورد درخواست کارفرما را ارائه کند. اطلاعات کالا نیز بخشی از پرونده تامین کننده را تشکیل می دهد.

در پروژه های نفت، گاز و پتروشیمی، کارفرما ممکن است اطلاعات دقیق محصول و کدهای مربوط به کالا را درخواست کند. دلیل اصلی، شناسایی دقیق محصول و تطبیق کالا با نیاز پروژه است.برای مثال، اگر شرکت تامین کننده تجهیزات ابزار دقیق باشد، ارائه نام کلی «تجهیزات ابزار دقیق» کافی نیست. کارفرما به اطلاعات دقیق تر درباره نوع تجهیز، برند، مدل، استاندارد، کاربرد و مشخصات فنی نیاز دارد.

آمادگی شرکت ها برای ورود به وندور

شرکت هایی که برای ورود به وندور آماده می گردند، بهتر است از ابتدا بانک اطلاعات محصولات ایجاد کنند. هر محصول باید پرونده مستقل داشته باشد. کد فنی، کاتالوگ، دیتاشیت، استاندارد، برند و مشخصات تامین کننده در پرونده محصول قرار می گیرند.در چنین شرایطی، نحوه دریافت ایران کد فقط یک موضوع اداری نیست. مدیریت درست اطلاعات کالا می تواند فرآیند آماده سازی پرونده تامین کننده را منظم تر کند.

سامان کاران با تمرکز بر خدمات مرتبط با وندور و مدارک مدیریتی می تواند به شرکت ها در بررسی ساختار مدارک و اطلاعات مورد نیاز کمک کند. البته هر کارفرما الزامات مستقل خود را دارد و شرکت باید دستورالعمل همان کارفرما را معیار نهایی قرار دهد.

یکی از اشتباهات رایج، یکسان فرض کردن تمام سامانه های وندور است. هر مجموعه ممکن است فرم ها، مدارک و روش ارزیابی خاص خود را داشته باشد. بنابراین شرکت باید قبل از ارسال اطلاعات، آخرین دستورالعمل کارفرمای هدف را بررسی کند.

پیگیری و استعلام ایران کد

پس از ثبت اطلاعات، نگهداری سوابق اهمیت زیادی دارد. شرکت باید اطلاعات مربوط به کالا، کد، تاریخ ثبت و مدارک مرتبط را در پرونده داخلی نگهداری کند.

اگر محصول در آینده تغییر کند، شرکت باید بررسی کند آیا اطلاعات ثبت گردیده نیز نیاز به اصلاح دارند یا خیر. تغییر مدل، برند، مشخصات فنی یا تولیدکننده می تواند روی اطلاعات شناسایی کالا اثر بگذارد.

برای استعلام نیز باید از مسیر رسمی مرتبط با همان نوع شناسه استفاده کرد. شرکت نباید به سایت های واسطه برای تایید نهایی اعتبار کد اتکا کند. منابع رسمی یا سامانه مورد استفاده کارفرما، مرجع مناسب تری برای بررسی اطلاعات هستند.

در ساختار ایران کد، امکان جستجوی کالا بر اساس نام یا کد و مشاهده اطلاعات محصول در منابع معرفی گردیده است. همچنین جستجو بر اساس تامین کننده و برخی طبقه بندی های بین المللی نیز در ساختارهای معرفی گردیده برای ایران کد مطرح گردیده است.

اگر شرکت یک کد قدیمی در اختیار دارد، بهتر است قبل از استفاده در یک فرآیند جدید، پذیرش آن را از کارفرما یا سامانه مربوط بررسی کند. وجود یک کد قدیمی لزوما به معنای پذیرش آن در تمام فرآیندهای جدید نیست.

کنترل نهایی اطلاعات

• شرکت باید اطلاعات کد کالا را در پرونده محصول نگهداری کند تا دسترسی به سابقه ثبت ساده باشد.
• مسئول پرونده باید مشخصات کد را با نام و مدل واقعی محصول تطبیق دهد.
• واحد فنی باید تغییرات مشخصات محصول را بررسی کند و اثر آنها بر اطلاعات ثبت گردیده را بسنجد.
• واحد بازرگانی باید پذیرش کد را در فرآیند مورد نظر کارفرما بررسی کند.
• شرکت باید برای کدهای قدیمی، وضعیت استفاده در سامانه یا فرآیند جدید را کنترل کند.
• اطلاعات نهایی باید در پرونده وندور و بانک اطلاعات محصولات شرکت به صورت منظم نگهداری گردند.

مسیر نحوه دریافت ایران کد

نحوه دریافت ایران کد برای یک شرکت زمانی ساده می گردد که متقاضی ابتدا نوع کد مورد نیاز را مشخص کند. سپس باید اطلاعات شرکت و کالا را آماده کند. مرحله بعد به ثبت اطلاعات، انتخاب طبقه بندی مناسب، بررسی مشخصات و تکمیل فرآیند مربوط اختصاص دارد.

نکته مهم، تفاوت ایران کد با شناسه کالا است. ایران کد سابقه نظام ملی طبقه بندی و کدگذاری کالا و خدمات ایران را دارد. در مقابل، مقررات جدیدتر شناسه کالا، ثبت اطلاعات شناسنامه کالا و دریافت شناسه را در سامانه جامع تجارت دنبال می کنند.

برای شرکت های فعال در صنعت نفت، گاز و پتروشیمی، موضوع اهمیت بیشتری دارد. اطلاعات کالا باید با کاتالوگ، دیتاشیت، کد فنی و مدارک تامین کننده هماهنگ باشد. همچنین دریافت یک کد به تنهایی به معنای تایید وندور یا پذیرش شرکت در فهرست تامین کنندگان یک کارفرما نیست.

اگر شرکت قصد ورود به وندور نفت را دارد، بهتر است فرآیند را از جمع آوری اطلاعات شروع کند. فهرست محصولات، مدارک ثبتی، سوابق کاری، مدارک فنی و اطلاعات تامین کننده باید در یک ساختار منظم قرار گیرند.

مسیر آماده سازی

سامان کاران(2204884-021) در مسیر آماده سازی مدارک و بررسی الزامات مرتبط با وندور و همنین سوالات متداول سامانه ساخت می تواند در کنار شرکت قرار گیرد. هدف اصلی باید ایجاد یک پرونده منظم و قابل دفاع باشد. چنین رویکردی علاوه بر کاهش خطا، فرآیند پاسخگویی به درخواست های کارفرما را نیز ساده تر می کند.

اگر هدف شرکت فقط دریافت شناسه برای یک کالا نیست و قصد ورود به زنجیره تامین نفت، گاز و پتروشیمی را دارد، بهتر است موضوع ایران کد را در کنار کل فرآیند وندور و پر  بررسی کند.