گواهينامه MIS چیست؟

گواهي نامه ( MIS ) در حقيقت مخفف عبارت MANAGEMENT INFORMITION SYSTEM بوده و بمعني سيستم اطلاعات مدیریت ميباشد. بدين ترتيب سامانه اي جهت گردآوري ، كنترل و ثبت ، تجزيه و آناليز كليه داده هاي پيرامون محيط سازمانها و فرايندهايشان ميباشد كه در سطوح مختلف اطلاعات مورد نياز را جمع آوري و ذخيره كرده تا براي برنامه ريزي و كنترل كليه عملكردهاي مجموعه آنها را در اختيار مديران و تصميم گيرندگان قرار دهد. اين عمل پيش از اين توسط كاركنان موسسات انجام ميشد و در برخي مواقع به علت عدم دقت و خطاي پرسنل، موجب بوجود آمدن مشكلاتي مي گرديد. حفظ و نگهداري صحيح گزارشات يكي از دغدغه هاي مديران شركتها بود كه امروزه با پيشرفت تكنولوژي و ورود رايانه هابه حداقل رسيده و اطلاعات دقيقي دراختيار كاربران قرار ميگرد. جداي از نگهداري سوابق، تحليل و آناليز داده ها نيز جزء اين سيستم ميباشد كه روند روبه رشدي را براي سازمانها موجب خواهد شد. بدين ترتيب با در اختيار داشتن راهنماها و دستورالعمل ها و نيز انواع مدل هاي تحليلي وبرنامه ريزي، سيستم به پردازش داده هاي گردآوري شده اقدام كرده و بطور دقيق و مشخصي در پايگاه داده مرتب مي نمايد تا در صورت نياز در اختيار كاربران قرار دهد.

گواهينامه MIS مورد درخواست بسياري از مناقصه گذاران ميباشد و بهمين دليل اغلب پيمانكاران در صدد اخذ آن ميباشند. معمولا غالب مديران براي انجام بهتر وظايف خود بدنبال كسب اخبار دقيقي از پيرامون خود ميباشند. هر چه گزارشات با دقت بيشتري در دست داشته باشند، برنامه ريزي و كنترل صحيح خواهند داشت. بنابراين بكارگيري سيستم اطلاعات مديريت راهي براي جمع آوري آگاهي لازم و نيز حفظ آنها بصورت روشن بمنظور بهبود عملكردهاي سازمان ميباشد. اين سيستم بواسطه شناخت ودرك مسائل و مشكلات موجود و نيز معين كردن تغييرات درون سازماني وبرون سازماني، اهداف مشخصي را براي تصميم گيرندگان نمودار ميسازد كه باعث بهينه سازي عملكرد مجموعه خواهد شد. درنتيجه بر خلاف تصور برخي كاركنان، ( ام آي اس ) نتنها موجب بيكاري و كنترل آنها نمي شود، بلكه باعث پيشرفت شركت شده وبا ايجاد رابطه اي ايمن ميان كاربر و فرايندها سبب بهبود روابط ميان پرسنل و مديران خواهد شد. بكارگيري و استفاده از اين سيستم چندان كار دشواري نبوده و بهره وري از آن بسيار آسان ميباشد كه با ايجاد رابطه اي ميان كاربران و تكنولوژي، سبب صرفه جويي بسياري در هزينه ها و وقت شده و در مدت زمان كوتاهي حجم زيادي از اطلاعات دقيق جمع آوري شده را بدون هيچ كاستي و غلط، براي تعداد زيادي از كاربران قرار ميدهد.

سخت افزارها، نرم افزارها، دستورالعملها، راهنماها، مدل هاي تحليلي وبرنامه ريزي، از جمله آيتم هايي هستند كه سيستم اطلاعات مديريت را تشكيل داده و با ايجاد خروجي هايي همچون گزارشات مديريتي و نيز تجزيه و تحليل داده ها بهترين نمودارهاي برنامه ريزي را براي بهبود آينده شركت و بهترين تصميم گيري ها در اختيار مديران قرار ميدهند. اين فرايند ها باعث شده طراحي دقيقتري در جهت ارتقاي عملكردهاي سازمان صورت گيرد. MIS در سيستم هاي جامع كيفيت ( TQM ) هم نقش پر رنگي ايفا ميكند. بعنوان مثال بمنظور اجراي سيستم مديريت كيفيت ( ISO 9001 ) ، در تمامي مراحل پياده سازي و برقراري دستورالعمل هاي استاندارد در خصوص فرايندهاي مجموعه، باعث مشخص شدن اهداف و شناسايي عملكردها شده و راه روشني را ارائه خواهد داد.

اما براي اخذ گواهي نامه ( MIS ) چه بايد كرد؟ ابتدا ميبايست كليه عملكردهاي مجموعه را از طريق تجزيه وتحليل سيستم شناسايي نمود. قدم دوم شناخت تعامل بين فرايندها ميباشد و پس از آن نوبت به بررسي اطلاعات و گزارشات موجود بمنظور تعيين وتعريف روابط و تعاملات ميان عملكردها ميباشد. قدم بعدي ارزيابي و بازبيني داده هاي در حال گردش در سازمان و نيز اصلاح و بهينه سازي آنها ميباشد و در آخر سيستم تعريف شده را بهينه مي سازند.

سيستم MIS شباهت زيادي با سيستم مديريت يكپارچه ( IMS ) دارد اما اين دو باهم كاملا متفاوتند و نبايد آنها را يكي دانست. سيستم مديريت يكپارچه در حقيقت در برگيرنده سه سيستم مديريت ( ISO 9001 , ISO 14001 , 45001 ) ميباشد در حالي كه ام آي اس در خصوص گردآوري و تحليل و بايگاني داده ها تهيه شده است. لازم بذكر است كه ( MIS ) در ايران با محيط سنتي سازمانها كمي مغايرت داشته و اين يكي از ضعف هايش ميباشد. همچنين بايد به اين نكته توجه داشت كه بكارگيري سيستم توسط افراد كم تجربه و بدون مهارت باعث بروز مشكلاتي خواهد شد.