IMS چیست؟
IMS سیستم مدیریت یکپارچه در واقعیت امر یک اصطلاح بیشتر نیست و نمی توان آن را در زمره گواهینامه های ایزو بیان کرد و تعریف نمود. سیستم مدیریت کیفیت ایزو9001، سیستم مدیریت زیست محیطی ایزو14001 و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی ایزو45001زمانی که در کنار هم طراحی و پیاده سازی می شوند یک سیستم مدیریت یکپارچه را ایجاد می کنند که به آن در اصطلاح IMS گفته می شود. IMS یک گواهینامه نیست و برایش گواهی صادر نمی شود و یک گواهی مستقل نیست اما به اشتباه برایش گواهی نامه صادر می گردد. در حقیقت IMS تلقی سیستم مدیریت یکپارچه برای یک سازمان هست به عبارتی زمانی که شرکتی سیستمهای مدیریتی کیفیت و ایمنی و بهداشت و محیط زیست را به طور یکپارچه درون سازمانش طراحی و پیاده سازی نماید می گویند که سازمان مربوطه دارای یک سیستم مدیریت یکپارچه هست.
تعریف سیستم مدیریت یکپارچه (IMS)
یک سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) شامل دو یا چند سیستم مدیریت رسمی سازگار است که در یک سیستم ترکیبی ادغام می شوند.
سیستم های مدیریت مفاهیم و چارچوب های مشابهی را به اشتراک می گذارند، به عنوان مثال:
مدیریت فرآیند و پروژه: اطمینان از اینکه فرآیندها و الزامات نتایج مورد نظر را ارائه می دهند
برنامه‌ریزی-بررسی-عمل: رویکردی کلی برای مدیریت فرآیند برای تعیین اهداف، تعریف فرآیندها، نظارت بر پیشرفت و انجام اقدامات برای اطمینان از انطباق و ارائه بهبودها.
مدیریت ریسک: ایجاد راه هایی برای شناسایی ریسک ها و اجرای کنترل ها برای به حداقل رساندن آنها. این باید شامل راه هایی برای شناسایی و به حداکثر رساندن فرصت ها و همچنین رویدادهای منفی باشد.
یکی از متداول‌ترین سیستمهای مدیریت کیفیت، ادغام استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 با استاندارد سیستم مدیریت زیست محیطی (EMS) ISO 14001 و استاندارد ایمنی و بهداشت شغلی (OH&S) ISO 45001 است.
هر سه استاندارد سیستم از ساختار سطح بالا یکسانی استفاده می کنند، یک الگوی عمومی برای سیستم های مدیریت ISO، که برای ایجاد سازگاری بین استانداردهای مختلف سیستم مدیریت طراحی شده است و پیاده سازی و ادغام چندین سیستم مدیریت ISO را بسیار آسان تر می کند.
سادگی و راحتی اتخاذ یک ساختار سیستم مدیریت مشترک باعث شده است که تعداد فزاینده ای از سازمان ها این رویکرد یکپارچه را برای سیستم های مدیریت خود اتخاذ کنند.
قالب بندی سیستم مدیریت یکپارچه
سیستم های مدیریت معمولاً به چندین بخش یا زیر سیستم تقسیم می شوند که ممکن است به طور جداگانه و با استقلال نسبی مدیریت شوند. یکپارچه سازی سیستم های مجزا بستگی به نحوه چیدمان سیستم های پایه دارد. در برخی موارد، ساده‌تر و سریع‌تر است که یک سیستم یکپارچه را از ابتدا با استفاده از محتویات سیستمهای موجود در یک سبک فرم‌بندی‌شده که بندهای رایج را همسو میکند، ساختار دهید.
بندهای استاندارد
هر استاندارد سیستم مدیریت به بندها یا الزاماتی تقسیم می شود که می تواند متناسب با سازمان تنظیم شود. ISO 14001 ، ISO 9001 و ISO 45001 استانداردهای فرآیندی هستند
سپس بندهای بازنویسی شده برای هر یک از سیستم های مدیریتی برای ایجاد یک خط مشی یکپارچه ادغام می شوند.
دامنه - بیان می کند که سازمان ها باید الزامات قانونی و مقرراتی را برآورده کنند، به طور مستمر بهبود یابند، و همه الزامات عمومی هستند و برای همه مشاغل، صرف نظر از نوع، اندازه، یا محصول/خدمات ارائه شده قابل اجرا هستند.
مراجع هنجاری - هیچ مرجع هنجاری وجود ندارد. گنجاندن صرفاً برای حفظ شماره گذاری در تراز با سایر استانداردهای مدیریت ISO است.
اصطلاحات و تعاریف در چهار دسته تنظیم شده است.
سازمان و رهبری - از جمله EMS، سیاست زیست محیطی، سازمان، مدیریت ارشد و طرف های ذینفع.
برنامه ریزی - به محیط طبیعی، جنبه ها و اثرات زیست محیطی، اهداف، پیشگیری از آلودگی، الزامات، انطباق قانونی، ریسک و فرصت ها مربوط می شود.
پشتیبانی و عملیات - شایستگی ها، اطلاعات اسناد، چرخه عمر، برون سپاری و فرآیند را تعریف می کند.
ارزیابی و بهبود عملکرد - ممیزی ها، انطباق و عدم انطباق، بهبود مستمر، اثربخشی، شاخص ها، نظارت، اندازه گیری و عملکرد زیست محیطی مربوط به مدیریت جنبه های زیست
زمینه سازمان - مسائل بیرونی و داخلی مربوط به یک سازمان و توانایی آن برای دستیابی به نتایج را با در نظر گرفتن انتظارات ذینفعان توضیح می دهد.
رهبری - مدیران ارشد را ملزم می کند که مسئولیت پذیر باشند، به ویژه در مورد سیاست ها، نقش ها و مسئولیت های سازمانی.
برنامه ریزی - به اقداماتی مانند تعهدات و اهداف مطابقت و برنامه ریزی برای دستیابی به آنها، از جمله خطرات و فرصت ها اشاره دارد.
پشتیبانی - این به منابع، شایستگی ها، آگاهی، ارتباطات داخلی و خارجی و اطلاعات مستند اشاره دارد.
عملیات - از جمله برنامه ریزی و کنترل عملیاتی و آمادگی و واکنش اضطراری نیز در این بخش پوشش داده شده است.
ارزیابی عملکرد - نظارت، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل و ارزیابی عملکرد، با تاکید ویژه بر ارزیابی انطباق.
بهبود - مواردی را پوشش می دهد که باید به آنها پرداخته شود، مانند عدم انطباق، اقدامات اصلاحی و بهبود مستمر برای افزایش عملکرد.
مزایای IMS
یک IMS تعدادی از مزایای واضح را ارائه می دهد.
یک کتابچه راهنمای IMSبرای یک سیستم مدیریت کیفیت و محیط زیست یکپارچه تنها تقریباً 20٪ بزرگتر از یک کتابچه راهنمای کیفیت یا محیطی است.
اسناد رایج IMS، مانند فرم ها و سوابق، تقریباً 40٪ کمتر از مقدار اسناد مورد نیاز برای دو سیستم جداگانه است.
به اشتراک گذاشتن وظایف مشترک مانند ممیزی داخلی، مدیریت سوابق، کنترل اسناد، اهداف و اهداف و غیره، زمان کارکنان و سایر منابع مورد نیاز برای حفظ یک سیستم مدیریت را کاهش می دهد.
ممکن است بتوان IMS را به عنوان یک سیستم واحد تأیید و ارزیابی کرد که اغلب می تواند هزینه ارزیابی های خارجی را کاهش دهد.
یک IMS مسئولیت و مالکیت سیستمهای مدیریت را گسترده‌تر از سیستمهای منفرد پخش میکند و به نزدیک‌تر شدن سیستم به فرآیندهای اصلی سازمان کمک میکند.
یک IMS که به طور مؤثر پیاده‌سازی میشود، همکاری بیشتری را در بخش‌های مختلف ایجاد میکند و احساس مسئولیت مشترک بیشتری را برای کنترل کیفیت، سلامت و ایمنی و عملکرد زیست‌محیطی ایجاد میکند.
سیستم های مدیریت، به عنوان اشکالی از مدیریت ریسک سیستماتیک، می توانند سود را افزایش داده و در هزینه ها صرفه جویی کنند.
با استفاده از ادغام ISO 9001 و ISO 14001 به عنوان مثال، برخی از بندها دقیقاً با هم ترکیب نمی شوند، به عنوان مثال ISO 14001 دارای یک بند تحت عنوان "کنترل عملیاتی" است که مشخصاً بند متناظری در ISO 9001 ندارد. اما دومی دارای "برنامه ریزی" است. تحقق محصول» که عملکرد مشابهی را انجام می دهد. تعداد بسیار کمی از بندها، مانند «جنبه‌های زیست‌محیطی»، باید به تنهایی بایستند، اما بیشتر آنها به طور منظم در یکدیگر قرار می‌گیرند.
نمونه هایی از مواردی که بندهای ISO 14001 و ISO 9001 مطابقت دارند عبارتند از:
خط مشی: هر دو الزامی برای یک خط مشی دارند
مقدمه: توضیح کلی استاندارد
محدوده: محدوده محصولات و فرآیندها و غیره تعریف شده در هر استاندارد
الزامات عمومی: آنچه که هر سیستم باید پوشش دهد
کنترل اسناد و مدارک
کنترل سوابق (اسناد و سوابق ممکن است الکترونیکی، نسخه چاپی یا ترکیبی از ربات باشد
پیاده سازی IMS
سازمان ها ممکن است خط مشی های جداگانه ای برای هر MSS داشته باشند یا ممکن است همه الزامات خط مشی را در یک خط مشی IMS ادغام کنند. IMS چارچوبی را برای اجرای دو یا چند MSS یا مشخصات به صورت یکپارچه فراهم می کند و ممکن است به بهترین وجه از طریق یک کتابچه راهنمای IMS نگهداری و مستند شود.
الزامات پیاده سازی IMS را به صورت زیر خلاصه می گردد:
زمینه سازمان: خارجی - از جمله مسائل اجتماعی، حقوقی، مالی، فناوری و زیست محیطی و غیره. داخلی - از جمله حاکمیت، ساختارهای سازمانی، سیاست ها، اهداف و استراتژی ها و غیره.
درک نیازهای ذینفعان و سایر طرف‌های ذینفع: از جمله، برای مثال، الزامات قانونی و سایر الزامات که باید به کارکنان کلیدی و سایر طرف‌های مرتبط، مانند آژانس محیط‌زیست، ابلاغ شود.
دامنه: تعریف آنچه IMS با توجه به مرزهای عملیات و الزامات استانداردهای مدیریت پوشش می دهد.
سیستم مدیریت: پوشش اجرا، بهره برداری و نگهداری، تعاملات فرآیند، نظارت بر کنترل عملیاتی، اندازه گیری و تجزیه و تحلیل و همچنین منابع مورد نیاز برای نگهداری سیستم.
رهبری: اطمینان از ایجاد سیاست ها و اهداف و در دسترس بودن منابع برای اجرا.
خط مشی: شامل تعهدات برای برآوردن الزامات IMS و بهبود مستمر و چارچوب برای اشیاء IMS در راستای هدف سازمان است.
سازمان و مسئولیت ها: اطمینان از تخصیص مسئولیت ها و اختیارات و انطباق IMS با الزامات استاندارد.
برنامه ریزی: برای اطمینان از دستیابی IMS به نتایج مورد نظر و دستیابی به بهبود مستمر، از جمله یکپارچه سازی و اجرای اقدامات لازم برای دستیابی به این امر و جلوگیری از اثرات نامطلوب.
اهداف: اینها باید با خط مشی IMS مطابقت داشته باشند و الزامات قابل اجرا را در نظر بگیرند و نظارت، اندازه گیری و در صورت لزوم ارتباط برقرار کنند.
پشتیبانی: تامین منابع لازم و حصول اطمینان از شایستگی کارکنان برای رسیدن به
آگاهی: از سیاست IMS و اثربخشی سیستم، از جمله پیامدهای عدم انطباق.
ارتباطات: تعیین کنید که چه چیزی باید برای مخاطبان داخلی و خارجی ارتباط برقرار شود.
مستندات: ایجاد، به روز رسانی و کنترل تمام اسناد مورد نیاز استاندارد، از جمله شرح محدوده IMS و کتابچه راهنمای سیستم که عناصر اصلی IMS را توصیف می کند.
کنترل عملیاتی: شامل برنامه ریزی، اجرا و کنترل فرآیندها برای برآوردن الزامات IMS است.
ارزیابی عملکرد: شامل نظارت، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل و ارزیابی فرآیندها برای اطمینان از تحقق عملکرد و سایر اهداف.
ممیزی داخلی: ممیزی ها را در فواصل زمانی برنامه ریزی شده انجام دهید تا مطمئن شوید الزامات IMS به طور موثر مطابق با خط مشی IMS اجرا می شود.
بررسی مدیریت: IMS را برای شناسایی عدم انطباق ها و فرصت های بهبود مستمر
بهبود: اقدامات اصلاحی برای رسیدگی به موارد عدم انطباق و اطمینان از بهبود مستمر انجام دهید.
آموزش
ممیزی
ممیزان باید برای انجام ممیزی های IMS صلاحیت داشته باشند و اگر این وظیفه به کارکنان محول شود، آموزش لازم است.
اگر سازمان تحت استاندارد ISO 9001 ثبت شده باشد، برخی از ممیزان داخلی قبلاً آموزش دیده، در دسترس و صلاحیت برای ممیزی جنبه های سیستم یکپارچه ای که با آن آشنایی دارند، خواهند بود. تصمیم در مورد نیاز به آموزش رسمی بیشتر بر اساس شایستگی ممیزان است، اما آشنایی با عناصر مدیریت زیست محیطی سیستم مورد نیاز است.
نمایندگان مدیریت
توصیه می شود که نمایندگان مدیریت در مورد الزامات استانداردهای مدیریتی آموزش ببینند. این امر می تواند از طریق دوره های مناسب ممیز داخلی یا در صورت امکان از طریق دوره ممیز سرب حاصل شود.
صفحه ما را در اینستاگرام دنبال کنید
